Operations Manager

FUNCTIE/DOEL :

Als Operational Coach geef je ondersteuning in het behalen van een optimale

productkwaliteit en vooropgestelde IPT doelstellingen en IPT KPI’s (key performance

indicatoren) door het organiseren en superviseren van de productiegerelateerde activiteiten in de IPT OSD teneinde de volumes te realiseren volgens de vooropgestelde targets met betrekking tot kwaliteit, planning, veiligheid, milieu en kost.

VERANTWOORDELIJKHEDEN :

• Operations :

1. Organiseren, opvolgen en bijsturen van het inzetten van de Multifunctionele Operatoren op basis van de overeengekomen supply chain planning. Zorgen voor een efficiënte en effectieve werkvoorbereiding. Ervoor zorgen dat de operationele areas optimaal draaien. Hij/zij werkt hierbij nauw samen met supply chain, plant quality, en MPS

2. Organiseren en begeleiden van de volledige productieketting (receiven van goederen,

wegzetten van goederen, picken van goederen, transport van en naar extern magazijn,

staalname, centrale weging , bereiding, afvulling, inspectie, verpakking, receiving

bulk/afgewerkte goederen, indien van toepassing), daartoe instructies geven aan de

Multifunctionele Operatoren van de IPT

3. Opvolgen van de uurrapportering en efficiëntie

4. Opstellen van jaarlijkse verbeteringsdoelen, actief participeren en uitvoeren van

verbeteringsprojecten en deze op regelmatige basis evalueren

5. Veiligheid : Opvolgen en waarborgen van een veiligheids- en milieucultuur binnen de

organisatie. Verantwoordelijk voor de optimale veiligheid van de werknemers

6. Verantwoordelijk voor een optimale kwaliteit van de geleverde producten en respecteert

hierbij alle standaard operating procedures en werkinstructies

7. Verantwoordelijk voor het up to date houden van de operations gerelateerde SOP’s en

werkinstructies

8. Verantwoordelijk voor house-keeping en visueel management in de IPT

9. Verantwoordelijk voor input van operations gerelateerde items tijdens budget opmaak

• Personeel en personeelsplanning :

10. Centrale aanspreekpersoon voor de Multifunctionele Operatoren

11. Opvolgen van de personeelsplanning (van de Multifunctionele Operatoren) en –op basis van de planning- aangeven van de nodige personeelscapaciteit

12. Opvolgen, coachen en bijsturen van de Multifunctionele Operatoren (incl. MyPMP)

13. Voeren van interviews met mogelijke kandidaat-Operatoren

14. Samen met de GMP-trainer verantwoordelijk voor de training van de Multifunctionele

0peratoren

15. Verantwoordelijk voor het opleidingsniveau van de Multifunctionele Operatoren.

Assistentie / Back-up

16. Mee helpen uitvoeren van de taken van de IPT Lead

17. Mee toezien (met de IPT Lead) op de ontwikkeling, uitvoering en naleving van de

procedures

18. Meehelpen bij het opstarten van nieuwe machines, producten en processen

19. Meehelpen in elke gewenste operations taak

20. Indien vereist, uitvoeren van de verschillende takenpakketten van de medewerkers van zijn/haar afdeling

21. Bereid zijn op tijdelijke (of permanente) basis de shiftsupervisie uit te oefenen in een andere IPT

22. Vervangen van de IPT Lead (in zijn verantwoordelijkheid voor operations) bij zijn

afwezigheid (inclusief shift)

23. Waarnemen van de taken van de manager voor de weekendploeg (wachtdienst) indien nodig

• Administratie :

24. Documenteren, initiëren en onderzoeken van afwijkingen. Rapporteren en oplossen van problemen

25. Zorgen voor het naleven van de veiligheidsinstructies en cGMP’s

26. Vervullen van routine administratieve bezigheden, en deze automatisch verwerken (opmaken van dagstaten, invullen, nakijken en vergelijken van fabricage-opdrachten, invullen van werkings- en machinebezettingsformulieren, invullen van status rapporten, overzichten opmaken en interpreteren van rendementen en productiegerelateerde kwaliteitsresultaten, enz…)

• Andere :

27. Mee voorbereiden van en participeren in de maandelijkse meeting

28. Bijwonen van meetings (o.a. met de IPT Lead, en overige Coaches)

29. Functioneren als projectleider of assisteren in productiegerelateerde en eventuele cross departementele projecten

30. Verantwoordelijk voor de niet-productiegerelateerde aankopen (aankopen van producten voor dagelijks gebruik)

SCOPE MEASURES, IMPACT & PROBLEEMOPLOSSING :

• Hij/zij geeft leiding aan een 12-tal Multifunctionele Operatoren
• Hij/zij zorgt ervoor dat de operations planning kan nageleefd worden door het efficiënt en effectief inzetten van de Multifunctionele Operatoren
• Qua complexiteit zijn de taken gemengd operationeel (vooral met betrekking tot de dagdagelijkse productie-activiteiten) en conceptueel-tactisch (vooral met betrekking tot het inzetten, motiveren en bijsturen van de Multifunctionele Operatoren en bijhorende problemen)
• De problemen die zich aandienen, zijn relatief afwisselend en meestal op te lossen met de opgebouwde ervaring, al zal deze niet altijd volstaan om alle zich aandienende problemen op te lossen. In dat geval, en indien de problemen het autoriteitsgebied overstijgen, wendt hij zich tot de IPT Lead

RELATIES & COMMUNICATIE :

- Intern:

Dagelijkse contacten met andere productie-afdelingen, kwaliteitscontrole-diensten, kwaliteitsverzekeringsdiensten, onderhoudsafdelingen en productieplanning.

Op regelmatige basis contacten met logistieke afdelingen, met personeelsdienst en

boekhouding, technical services, veiligheids- en milieu-afdeling en afdeling

registratie-aangelegenheden.

- Extern:

Contacten met vertegenwoordigers op regionaal en internationaal niveau (R&D, CQA, Project Engineering, Operations, ...)

Contacten met vertegenwoordigers of verkopers gecontacteerd door de

aankoopdienst voor wat betreft de aankoop van materialen of machines

Het bezoeken van beurzen, bijwonen van trainingssessies, seminaries en meetings.

-Het assisteren bij geleide bezoeken doorheen de productiedienst

Hij/zij

• Speelt (zowel mondeling als schriftelijk) de nodige informatie door en communiceert open naar teamleden en naar in- en externe SP-klanten
• Beheert constant de balans van de belangen van de klant/de IPT, en de belangen van de Multifunctionele Operatoren
• Kan een duidelijke (mondelinge of visuele) presentatie geven van de stand van zaken in ‘zijn’ productie-gebied

FUNCTIEVEREISTEN

• Diploma en ervaring :

Universitair diploma of gelijkwaardig door ervaring.

Bij voorkeur enkele jaren ervaring in de farmaceutische industrie of in een productie-omgeving

• Technische vaardigheden :

Operationele kennis van productieprocedures (veiligheidsvoorschriften,

operationele cGMP-regels en –voorschriften)

Kennis van managementstechnieken, kennis van in process-normen en kwaliteitslimieten

Goede kennis van het Nederlands en het Engels (zowel gesproken als geschreven)

Passieve kennis van het Frans en het Duits

• Persoonlijke vaardigheden:

Polyvalent de verschillende deeltaken soepel weten te combineren

Veranderingsgericht en flexibel kunnen inspelen op een wijzigende organisatie

Peoplemanagement

Samenwerken met teamleden

Bereidheid tot overleg

Individueel en zelfstandig kunnen werken in teamverband

Leerhouding, open staan voor nieuwe technologie

Continue aandacht voor snelle, efficiënte en effectieve productie, constructief meedenken

Bereid zijn te werken in shiften (incl. eventuele nachtshift)