Officemanager

O’Douce is een idyllische eventlocatie aan het water in Nazareth, waar elk feest baadt in een unieke sfeer.

Viteux, onze tweede parel in De Pinte, ademt de grandeur van een kasteel en het betoverende park eromheen.

Onze locaties groeien razendsnel, en dat brengt heel wat boeiend administratief werk met zich mee. Daarom zoeken we een enthousiaste collega met energie en drive om de administratieve motor van onze organisatie te worden.

Takenpakket

• Opvolgen mailboxen
• Aanspreek punt voor interne en externe contacten
• Organiseren van vergaderingen, notuleren en opvolgen actiepunten
• Opvolgen van de uitgaande facturatie via Teamleader
• Opvolging en systematisering van de inkomende facturen
• Opvolgen van de boekhouding via Yuki
• Opvolgen van de personeelsadministratie (Onboarding, uitbetalingen, uren, …)
• Diverse taken (Drukwerk, kantoorbenodigdheden, sleutelbeheer, agenda’s,…
• Zorgen voor een goed georganiseerde en nette kantooromgeving.
• Bewaken van processen en verbeteringen in de kantoororganisatie.

Skills

• Secuur, hands-on, discreet, autonoom en gestructureerd werken
• Vlotte communicatie in het Nederlands, Frans en Engels
• Boekhoudkundig achtergrond en ervaring met Yuki zijn een groot pluspunt
• 3-5 jaar ervaring in horeca, eventsector en office management
• Een teamplayer met een passie voor events, beleving en fun
  

Professionele vaardigheden

• Kopieerwerk verrichten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Telefonische oproepen aannemen
• Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
• Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
• Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
• Bestellingen plaatsen
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Persoonlijke vaardigheden

• Zelfstandigheid
• Flexibiliteit
• Betrouwbaarheid
• Communiceren
• Resultaatgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Analyseren

Aanbod

• Een afwisselende en creatieve job in een bruisend team
• Ruimte om initiatieven te nemen en écht impact te maken
• Een marktconform loon binnen een 4/5 statuut met extralegale voordelen en flexibele werktijden
• Leuke collega’s, teamincentives, sportieve teamactiviteiten en véél energie