Dossierbeheerder Examens, benoemingen en beleid

Het Juridisch Maatschappelijk Kenniscentrum voor gerechtsdeurwaarders (SAM-TES vzw), met 7 medewerkers staat in voor het versterken van het beleid van de NKGB en het optimaliseren van de dienstverlening naar de beroepsgroep. Het kenniscentrum focust op twee pijlers: (1) relevante wetgeving voor gerechtsdeurwaarders opvolgen en politiek-juridische ondersteuning bieden via de juridische dienst en (2) de benoemingscommissies juridisch en administratief ondersteunen.

Ter versterking van het team zijn we momenteel op zoek naar een bijkomende dossierbeheerder die ervoor zorgt dat de examens en benoemingen tot (kandidaat-)gerechtsdeurwaarder administratief en organisatorisch vlot verlopen, en die ondersteuning biedt aan het beleidwerk.

• Samen met je collega’s, ben je verantwoordelijk voor de organisatie en administratieve follow-up van de benoemingscommissies, de examens tot (kandidaat-) gerechtsdeurwaarder en het tijdig en accuraat verwerken van relevante documenten.
• Op basis van inschrijvingslijsten van FOD Justitie verzamel je de nodige informatie en creëer je dossiers in het digitale platform voor de benoemingscommissies, inclusief de configuratie van een online vragenlijst.
• Je zorgt voor een gepaste locatie, inclusief catering en overnachtingsmogelijkheden, en bent aanwezig bij de examens om een soepel verloop te faciliteren.
• Je beheert de agenda voor de benoemingscommissies en plant de afspraken voor verschillende deelnemers en juryleden in.
• Je woont de vergaderingen met de leden van de benoemingscommissies bij en maakt de verslagen op.
• Je staat in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. met betrekking tot de resultaten van de diverse examens, evaluaties en hoorzittingen.
• Eventuele vragen die volgen over de procedures, beantwoord je zelf of speel je door naar de bevoegde jurist.
• Je monitort Belgische en Europese beleidsmakers, andere vrije beroepen en sociaaleconomische organisaties die relevant zijn voor de sector, zoals de Federale Overheidsdiensten Justitie en Financiën, evenals verschillende beroepsgroepen en overheidsinstellingen.
• Je onderhoudt contact met deze gesprekspartners en de Raad van Bestuur van SAM-TES voor het organiseren van werkgroepen, commissievergaderingen, hoorzittingen en andere overlegmomenten. Je ondersteunt bij het voorbereiden van deze overlegmomenten en maakt de nodige verslagen en vertalingen op.
• Je draagt bij aan de externe communicatie over beleidsthema's, zoals nieuwsbrieven, beleidsnota's en presentaties.

Wie je bent

• Je bezit een bachelordiploma in een administratieve of juridische richting of beschikt over een gelijkwaardige ervaring.
• Je kan een succesvolle ervaring van minstens drie jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie.
• Je hebt interesse in de juridische en/of politieke wereld.
• Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende deadlines te halen.
• Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties.
• Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit.
• Je kan vlot en foutloos communiceren in het Nederlands en het Frans, zowel spreken als schrijven.
• Je bent bereid occasioneel (tot maximum 5 keer per jaar) op zaterdag en op locatie te werken om de benoemingscommissies bij te staan.
• Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.

Wat wij jou bieden

• Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
• Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
• Stabiliteit: een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
• Marktconforme verloning.
• Maaltijd- en cadeaucheques.
• Hospitalisatieverzekering.
• Groepsverzekering.
• Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
• Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
• De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk per week.
• 24 verlofdagen.
• Goedkope lunchmogelijkheden.
• Een laptop.

Interesse?

• Bezorg je kandidatuur aan jobs@nkgb-cnhb.be.
• Bij een match op basis van jouw CV, bellen we jou op voor een korte telefonische screening.
• Zijn we allebei enthousiast, dan maken we een afspraak voor een eerste kennismakingsgesprek via MS Teams met de recruiter.
• Indien positief, vragen we jou een aantal online testen en vragenlijsten in te vullen.
• Afhankelijk van de resultaten, nodigen we jou uit voor een tweede gesprek bij ons op kantoor met de leidinggevende, een directe collega en de recruiter, waar we ook een case uit de dagelijkse praktijk voorleggen.
• Hebben we een match, dan volgt er snel een loonvoorstel.

Het hele proces kan binnen 4 weken worden afgewerkt.

Voor meer informatie over deze vacature of selectieprocedure kan je contact opnemen met Sarah Scheerlinck via sarah.scheerlinck@nkgb-cnhb.be of 02 533 98 06.