Administratief specialist

Taakomschrijving

Je bent sterk in administratie en aanbestedingsdossiers, waarmee je rechtstreeks bijdraagt aan het succes bij overheidsprojecten en grote klanten.

Je volgt het hele traject van A tot Z op:

• Dagelijks opvolgen van het aanbestedingsplatform en relevante projecten selecteren
• In overleg met de directie bepalen op welke projecten we intekenen
• Bundelen van alle technische en administratieve documenten
• Opvragen en verwerken van input van verschillende collega’s (zoals technische plannen, referenties, verklaringen op eer, enz.)
• Controleren, structureren en finaliseren van het volledige dossier tot het moment van indiening
• Bewaken van deadlines en naleving van alle formele vereisten, want één fout kan het verschil maken

Kort gezegd: jij bent het coördinerend brein achter elk aanbestedingsdossier, en zorgt dat alle puzzelstukken tijdig, correct en professioneel samenkomen.

Verder sta je ook in voor het behandelen van offertes en salesadministratie:

• Opvolgen van offerteaanvragen die binnenkomen via ons intern platform
• Samenwerken met projectleiders om de juiste strategieën en prijzen te bepalen
• Opstellen, controleren en versturen van offertes
• Bewaken van deadlines en opvolgen van openstaande offertes
• Administratieve opvolging van goedgekeurde orders en aanmaken van projectnummers
• Beheren van gezamenlijke offertes waarbij verschillende diensten betrokken zijn
• Coördineren van de communicatie tussen sales, projectleiding en planning

Profielomschrijving

Wie zoeken we?

• Bachelor denkniveau, met minstens 2 à 3 jaar ervaring in een gelijkaardige commerciële of technische functie
• Ervaring met aanbestedingen is een vereiste
• Je bent gestructureerd, detailgericht en nauwkeurig, één fout in een aanbesteding is er één te veel
• Je durft initiatief nemen en proactief te communiceren met collega’s en leidinggevenden
• Je hebt een goed timemanagement en behoudt het overzicht, zelfs bij meerdere lopende dossiers
• Je bent klantgericht, maar ook intern een verbindende factor
• Je hebt affiniteit met technische of bouwkundige omgevingen
• Je bent voltijds beschikbaar
• Je bent vlot Nederlandstalig; kennis van Frans of Engels is een plus

Aanbodomschrijving

Wat bieden wij jou?

• Contract van bepaalde duur (opstart z.s.m. – september 2026)
• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid
• Een ruime inloopperiode, met grondige opleiding door de huidige salesmanager en collega’s
• Een stabiele, warme werkomgeving binnen een groeiend bedrijf in de milieusector
• Glijdend uurrooster binnen daguren
• Loonrange: €2400-€3000: afhankelijk van ervaring
• Een no-nonsense cultuur waar collegialiteit, respect en humor centraal staan
• En: in juli mag je kiezen bouwverlof nemen of rustig doorwerken in een kalme periode