Assistant administratif

Assistante administrative

• Lieu : Bruxelles
• Type de contrat : CDI
• Temps de travail : Temps plein (39h/semaine)

Mission principale

Assurer le soutien administratif, organisationnel et comptable des activités de l’un de nos clients, actif dans un environnement institutionnel et paritaire, ainsi que de structures associées (50 %) et de fonds sectoriels (50 %), afin de garantir le bon fonctionnement de l’ensemble des services.

Responsabilités

1. Gestion administrative

• Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, rapports, procès-verbaux et notes internes diverses.
• Classement, archivage et gestion électronique des documents.
• Suivi des dossiers liés aux formations, avantages sociaux, etc., gérés par des fonds sectoriels.
• Suivi des dossiers liés aux cotisations des membres.
• Préparation et envoi de mailings réguliers.
• Traduction de documents, mise en forme et relecture de présentations.
• Organisation d’enquêtes auprès des membres : envoi, dépouillement et suivi.
• Gestion de la base de données (FileMaker).
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2. Support aux organes de gestion

• Préparation logistique et administrative des réunions (conseils d’administration, commissions paritaires, assemblées générales, fonds sectoriels).
• Préparation, mise en forme et suivi des comptes rendus.
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3. Communication et relations externes

• Accueil téléphonique et physique (fournisseurs, membres, partenaires, …).
• Organisation d’événements internes (réunions, rencontres professionnelles, …).
• Interface avec :
• Les partenaires sociaux.
• Les entreprises membres.
• Les autorités publiques (ex. SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, ONSS, etc.).

4. Tâches comptables

• Encodage des factures fournisseurs et des extraits bancaires.
• Établissement et envoi des factures aux membres ou partenaires.
• Suivi des paiements et relances.
• Préparation des documents destinés au comptable externe ou au réviseur.
• Participation au suivi budgétaire et à la clôture annuelle.
• Suivi des cotisations membres.
• Gestion du registre UBO.
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5. Gestion des fournitures

Profil recherché

• Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou comptabilité.
• Une expérience dans un environnement institutionnel ou paritaire constitue un atout.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Sens de l’organisation et de la rigueur.
• Autonomie et discrétion.
• Capacité à travailler en équipe.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Bonne maîtrise du néerlandais, du français et de l’anglais.

Rémunération et avantages

• Salaire mensuel brut compris entre 3.000 € et 4.100 €, selon l’expérience.
• Prime de fin d’année.
• Bonus salarial (CCT 90) équivalent à 50 % du salaire brut de décembre.
• Chèques-repas de 8 € par jour presté.
• Écochèques (250 € par an).
• Remboursement intégral des frais de transport en commun domicile-travail.
• Assurance de groupe équivalente à 5 % de la rémunération annuelle brute de référence.
• Assurance hospitalisation.
• Indemnité forfaitaire de frais pour le télétravail.
• 12 jours de repos compensatoires en plus des congés légaux.
• 2 jours de congé extralégaux.
• Possibilités de formation continue.