Admin & Office Coordinator - Portfolio Companies

Voor onze portfolio-bedrijven zijn we op zoek naar een proactieve, gestructureerde en energieke Admin & Office Coördinator die mee zorgt voor een vlot draaiende werkomgeving.

Deze rol is ideaal voor iemand die graag verantwoordelijkheid opneemt, het overzicht bewaart en voldoening haalt uit het ondersteunen van mensen en processen. Je bent dagelijks aanwezig op de werkvloer en speelt een sleutelrol in het soepel laten verlopen van de organisatie. We zoeken iemand die met maturiteit, vertrouwen en zorgvuldigheid een centrale ondersteunende rol opneemt binnen een dynamische en groeiende omgeving.

Als Admin & Office Coördinator ben je het centrale aanspreekpunt binnen het kantoor en zorg je ervoor dat alles achter de schermen efficiënt, professioneel en aangenaam verloopt.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, partners en collega's

• Je ontvangt gasten, beheert telefoons en volgt de algemene mailbox op

• Je waakt over een verzorgde, professionele en warme kantooromgeving

• Je draagt actief bij aan een positieve sfeer waarin mensen zich welkom en ondersteund voelen

• Je ondersteunt administratieve en financiële processen voor de portfoliobedrijven

• Je volgt het fleetbeheer praktisch op

• Je beheert IT-toegangsrechten en ondersteunt onboarding en offboarding

• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor praktische en operationele vragen

• Je bewaart overzicht, structuur en continuïteit in de dagelijkse werking

• Je staat in voor het dagelijkse beheer en de organisatie van het kantoor

• Je coördineert externe leveranciers (schoonmaak, onderhoud, bestellingen, …)

• Je ondersteunt bij de organisatie van activiteiten en evenementen

• Je signaleert proactief verbeterpunten en neemt initiatief bij praktische problemen of defecten

• Je kan initiatieven opnemen rond welzijn en teamwerking (bv. lunchmomenten, sportieve of verbindende initiatieven)

• Je beschikt over een relevant diploma (bv. Office Management, Management Assistant, …) of gelijkwaardige ervaring

• Je werkt graag in een ondersteunende en operationele rol met verantwoordelijkheid

• Je bent betrouwbaar en professioneel

• Je werkt gestructureerd en houdt van orde en overzicht

• Je communiceert vlot en bent mensgericht

• Je voelt je comfortabel in samenwerking met management en collega's

• Je bent ambitieus, neemt initiatief en ziet deze rol als een kans om verder te groeien in een professionele omgeving

• Een stabiele en vertrouwensvolle functie met duidelijke verantwoordelijkheden

• Nauwe samenwerking met het management en verschillende teams

• Een warme, professionele werkomgeving met ruimte voor initiatief

• Zichtbare impact op het dagelijkse functioneren van het kantoor

• De kans om mee te bouwen aan een positieve kantoorervaring en het welzijn van het team

Companions is een investeringsmaatschappij die zich richt op KMO's in verschillende sectoren. Wij beschouwen onszelf als actieve en operationele investeerders; we steken zélf de handen uit de mouwen om verbeteringen te realiseren. Ons team bestaat uit in-house experts op het gebied van operations, strategie, M&A, finance en HR. Wat ons verbindt, is onze \"passion for winning\", onze leergierigheid en onze ambitie om elke dag een beetje beter te presteren dan de dag ervoor.