Beleidsmedewerker projecten en onderwijs

• Departement: Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur; EA17 - Toegepaste Fysica
• Functieklasse: A
• Tewerkstellingspercentage: 60% - statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met DD/MM/YYYY)

Voor de faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur zijn wij op zoek naar een deeltijds (60%) directiemedewerker (beleidsmedewerker projecten en onderwijs) binnen de vakgroep Toegepaste Fysica, meer in het bijzonder binnen het Centrum voor Moleculaire Modellering ). Deze deeltijdse aanstelling kan in onderling overleg worden aangevuld met een bijkomend contract.

Over het Centrum voor Moleculaire Modellering

Het Centrum voor Moleculaire Modellering (CMM) werd een 25-tal jaar geleden opgericht en heeft als algemene onderzoeksambitie \"het modelleren van moleculen, materialen en processen op de nanoschaal door het stimuleren van interdisciplinaire samenwerking op het grensvlak van de fysica, chemie, (bio)ingenieurswetenschappen.\" Deze verbindende onderzoeksvisie was van de meet af aan het DNA van het CMM en is de hoeksteen om wetenschappelijke excellentie na te streven. Het CMM telt grosso modo 50 onderzoekers en is een faculteitsoverschrijdend onderzoekscentrum met onderzoekers verbonden aan de faculteiten Ingenieurswetenschapen en Architectuur en Wetenschappen.

De onderzoekers van het CMM die ingebed zijn in de faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur focussen op de modellering van functionele nanomaterialen voor duurzame chemische en energieomzettingen, ontwikkeling van nanosensoren, biofarmaceutica. Door het inzetten van de meest geavanceerde modelleringstools heeft de onderzoeksgroep de ambitie om bij te dragen aan technologische oplossingen voor belangrijke toekomstige maatschappelijke vraagstukken. Essentieel voor het uitgevoerde onderzoek is de nauwe samenwerking met een zeer breed netwerk van nationale en internationale partners. Dit netwerk werd de afgelopen decennia uitgebouwd en is momenteel zeer sterk. Het CMM wenst haar samenwerkingen met industriële partners verder uit te bouwen, verder in te zetten op fundamenteel en strategisch basisonderzoek die inspelen op toekomstige maatschappelijke uitdagingen.

Als beleidsmedewerker bied je (wetenschappelijke) ondersteuning bij het verwerven en opvolgen van externe financiering en bij verschillende onderwijsgerelateerde taken. Het CMM beheert een grote portfolio van extern gefinancierde projecten bij verschillende instanties op Vlaams, nationaal, Europees niveau (o.a. ERC grants, iBOF, verschillende FWO-projecten, Europese ITN-netwerken) en bilaterale projecten met de industrie. Verder is het CMM de grootste computationele gebruiker van de HPC-infrastructuur aan de UGent en in Vlaanderen, waarvoor op zeer periodieke basis projecten moeten worden ingediend om de nodige computertijd te voorzien en ook investeringsaanvragen moeten worden voorbereid. Ook op Europees vlak dienen op frequente basis projecten worden ingediend voor het verwerven van rekentijd. Op onderwijsvlak biedt het CMM cursussen aan in verschillende bachelor- en masteropleidingen binnen de Faculteiten Ingenieurswetenschappen en Architectuur, Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen. De onderwijsactiviteiten situeren zich binnen het domein van de kwantummechanica, statistische fysica, thermodynamica, moleculaire modellering van industriële processen, atoom- en molecuulfysica,… Verder zijn er ongeveer een 10-tal thesisstudenten actief binnen het CMM op jaarbasis. Om het geheel van de activiteiten van het CMM voldoende zichtbaarheid te geven, is een goede PR-strategie nodig ten aanzien van verschillende actoren. Het CMM organiseert op regelmatige basis workshops en kleine en grootschalige PR-activiteiten.

Om het trackrecord met betrekking tot het verwerven van interne en externe financiering aan te houden en te versterken, om hoogstaand onderwijsmateriaal aan te bieden in de verschillende opleidingen, is het CMM op zoek naar een beleidsmedewerker die wetenschappelijke ondersteuning kan geven bij het aanvragen en opvolgen van projecten, het financieel projectbeheer kan opvolgen en wetenschappelijke ondersteuning kan bieden bij het voorbereiden van onderwijsgerelateerde activiteiten. De nieuwe medewerker kan ook actief mee denken aan een goede outreach-strategie voor het CMM.

Als beleidsmedewerker projecten en onderwijs zijn je kerntaken wetenschappelijk en financieel projectbeheer en logistieke onderwijsondersteuning. Je overlegt hiervoor regelmatig met de betrokkenen (zelfstandig academisch personeel, projectpromotoren, ...).

• Je biedt ondersteuning op het vlak van financieel projectbeheer:
  • Je staat in voor het financieel projectmanagement binnen het CMM en volgt de begroting van het CMM op
  • Je volgt de budgetten op en rapporteert ten aanzien van externe auditeurs zoals de Europese commissie voor Europese projecten
  • Je volgt de projectendatabank op
  • Je bereidt grote investeringsdossiers voor
  • Je doet personeelskostenramingen
  • Je maakt hierbij gebruik van specifieke tools, applicaties en programma's en je houdt rekening met de geldende reglementering
• Je biedt ondersteuning op het vlak van wetenschappelijk projectbeheer:
  • Verzamelen van gegevens en afwerken van wetenschappelijke verslagen voor de ruime portfolio van de lopende projecten bij verschillende financierende instanties
  • Coördinatie en opvolging van HPC-aanvragen voor computertijd zowel op Vlaams als Europees niveau
  • Ondersteuning bieden bij aanvragen van projecten en mandaten met het oog op het verwerven van meer externe financiering
  • Het beheer van onderzoeksdata en de implementatie van datamanagement voor verschillende projecten en andere activiteiten van het CMM
• Wetenschappelijk logistieke ondersteuning:
  • Organiseren en coördineren van de interne en externe communicatie omtrent de verschillende onderzoeksdomeinen, o.a. via overlegmomenten, website van het CMM en andere gerelateerde websites van grootschalige projecten en onderwijsprogramma's, sociale media, etc.
  • Inhoudelijke en technische opvolging van de CMM-website
  • Onderzoeksondersteunende activiteiten (workshops, conferenties, mock interviews,…) organiseren of de organisatie ervan ondersteunen
  • Bijdragen aan het onderzoeksbeleid van het CMM en de uitvoering ervan mee opvolgen.
  • Opvolgen van de onderzoeksinfrastructuur van het CMM, in het bijzonder de toegang tot de HPC-infrastructuur op lokaal, nationaal en Europees niveau.
• Je biedt wetenschappelijke onderwijsondersteuning:
  • Opmaken van lesmateriaal (slides, kennisclips, syllabi) in overleg met de verantwoordelijke lesgever
  • Bieden van ondersteuning bij nieuwe leermethoden en geavanceerd lesmateriaal (vb. video's, online oefeningen, ...) en documenten ter opvolging van masterproefstudenten.

Kennis en ervaring:

• Je hebt een masterdiploma in de bètawetenschappen (exacte en toegepaste wetenschappen); een doctoraat in de bètawetenschappen is een meerwaarde
• Je bent vertrouwd met wetenschappelijk onderzoek en een onderzoeksomgeving.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en van het Engels
• Kennis van andere talen is een pluspunt
• Je hebt een goede kennis van de courante softwarepakketten (MS Office) en een gevorderde kennis van Excel. Kennis van Linuxgebaseerde omgevingen is een pluspunt.
• Je hebt minstens drie jaar relevante werkervaring
• Je hebt ervaring met financieel projectmanagement
• Je kan bogen op een wetenschappelijke achtergrond die je in staat stelt om ondersteunend werk te leveren bij wetenschappelijke projectaanvragen en rapportering
• Algemene kennis van HR is een pluspunt
• Vertrouwd zijn met een universitaire omgeving en met de manier waarop universitaire onderzoeksactiviteiten georganiseerd worden zijn pluspunten

Vaardigheden en attitudes:

• Je hebt uitstekende administratieve vaardigheden
• Je beschikt over plannings- en organisatievaardigheden
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden
• Je hebt goede analytische vaardigheden
• Je hebt cijfermatig inzicht
• Je hebt zin voor initiatief
• Je kan zelfstandig werken en je hebt zin voor verantwoordelijkheid
• Je kan vlot samenwerken in team
• Je kan tijds- en resultaatsgericht werken
• Je kan je snel inwerken in procedures en reglementen
• Je kan vlot overweg met IT-toepassingen
• Je bent zorgvuldig en kwaliteitsgericht
• Je bent gestructureerd en je kan prioriteiten stellen
• Je bent klantgericht en je bent ook voldoende assertief
• Je hebt een positieve werkattitude
• Je bent betrokken en flexibel
• Je bent een probleemoplosser
• Je bent discreet
• Je bent bereid om opleidingen te volgen en occasioneel internationale partnerinstellingen in het buitenland te bezoeken (in het kader van vormingen)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met prof. Veronique Van Speybroeck of

Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform 'benefits at work' en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.

Bezorg ons ten laatste op om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC )

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via