Loyalty & Customer Support Officer

Als Loyalty & Customer Support Officer maak je deel uit van een multi-getalenteerd team met een passie voor loyalty marketing, events en hospitality. In deze ondersteunende rol behartig je de wensen en belangen van klanten binnen de loyaltyprogramma's die wij van A tot Z beheren voor BMW en MINI Belux.

Je bent de communicatieve spil die klanten informeert over hun lidmaatschap en alles tot in de puntjes regelt. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende administratieve taken en bent de centrale contactpersoon voor leden (BMW- en MINI-rijders), leveranciers, verdelers en de eindklant.
Jouw verantwoordelijkheden

• Je helpt leden verder met administratieve vragen, variërend van het wijzigen van basisgegevens en het boeken van voordelen tot het toesturen van tickets en het opvolgen van facturatie en betalingen in onze systemen.

• Je staat in voor de dagelijkse opvolging van meerdere mailboxen en telefoons. Je doet dit vlot in zowel het Nederlands als het Frans, en soms ook in het Engels. Je werkt hierbij met gespecialiseerde software om klantinformatie en vragen snel en accuraat te verwerken.

• Je bent sterk in administratie en ondersteunt de algemene werking van het kantoor. Dit omvat het behandelen van de post, het onthaal van bezoekers, het verwerken van dagelijkse facturatie en het opvolgen van bestellingen.

• Je beheert de budgetten in samenwerking met de Account Managers en de Client Director, aan wie je rapporteert tijdens tweewekelijkse overlegmomenten.

• Je ondersteunt collega's bij het schrijven van teksten en zorgt voor de input van loyalty-voordelen in ons content management systeem.

• Je hebt minstens 3 jaar relevante werkervaring op administratie, customer support en facturatie.

• Je bent administratief onderlegd en doelbewust op zoek naar een klantgerichte rol binnen de event- en communicatiesector.

• Je haalt energie uit het contact met loyalty-leden.

• Je bent een echte teamplayer.

• Je bent proactief, klantgericht en een multi-tasker.

• Je werkt punctueel en nauwkeurig. Je hebt een onberispelijke spelling en een oog voor detail.

• Je houdt het hoofd koel, ook wanneer het druk wordt.

• Je blijft altijd professioneel en vriendelijk, ook in contact met minder tevreden klanten.

• Je communiceert vloeiend in het Nederlands en trekt je goed uit de slag in het Frans en Engels.

• Je bent fulltime of 4/5de beschikbaar en werkt vanuit ons kantoor in Antwerpen.

• Je affiniteit met de communicatie/eventsector, luxe merken, hospitality en/of automotive industrie is een grote plus.
  

• You assist members with administrative inquiries, ranging from updating basic details and booking benefits to sending tickets and following up on invoicing and payments in our systems.
• You are responsible for the daily monitoring of multiple mailboxes and phone lines. You do this fluently in both Dutch and French, and occasionally in English. You work with specialized software to process customer information and inquiries quickly and accurately.
• You are strong in administration and support the general operation of the office. This includes handling mail, welcoming visitors, processing daily invoicing, and following up on orders.
• You manage budgets in collaboration with the Account Managers and the Client Director, to whom you report during bi-weekly consultation meetings.
• You support colleagues in writing copy and ensure the input of loyalty benefits into our content management system.

• You have at least 3 years of relevant work experience in administration, customer support, and invoicing

• You are administratively skilled and purposefully looking for a client-oriented role within the event and communications sector.

• You get energy from interacting with loyalty members.

• You are a genuine team player.

• You are proactive, customer-focused, and a multitasker.

• You work punctually and accurately. You have impeccable spelling and an eye for detail.

• You keep a cool head, even during busy periods.

• You always remain professional and friendly, even when dealing with less satisfied customers.

• You communicate fluently in Dutch and can hold your own well in French and English.

• You are available full-time or 4/5ths and work from our office in Antwerp.

• Affinity with the communication/event sector, luxury brands, hospitality, and/or the automotive industry is a big plus.

OVAL collaborates with leading brands and organizations, including Adobe, Aéroports de Paris, B&B Hotels, BMW, Bol, Decathlon, Delhaize, Deloitte, Fundis, Google, Henkel, the French Ministry of Culture, Nintendo, Proximus, Randstad, SD Worx, SNCF, and the Flemish Government.

OVAL is officially certified as a B Corp — creating direct added value for our clients in Belgium, Germany, France, and the Netherlands by helping them achieve their goals for positive social change faster.