Administratief Medewerker Facturatie & Dossierbeheer

Handico Trucking maakt deel uit van een sterke logistieke groep samen met Withofs Bulk Logistics en Macotruck. Wij zijn actief in containertransport tussen de havens van Antwerpen, Rotterdam en diverse inland terminals in Europa. Binnen onze organisatie speelt administratie een cruciale, inhoudelijke rol: correct, gestructureerd en met inzicht in de operatie.

Ter versterking van ons team zoeken wij een Administratief Medewerker Facturatie & Dossierbeheer die ownership neemt over dossiers, kritisch durft zijn en graag samenwerkt in een no-nonsense omgeving.

Jouw rol

Je bent verantwoordelijk voor een breed en inhoudelijk administratief takenpakket, met focus op facturatie, dossiercontrole en masterdata. Je werkt nauw samen met operations, fleet en management en zorgt ervoor dat administratie niet alleen correct is, maar ook logisch en controleerbaar.

Jouw verantwoordelijkheden

Facturatie & dossiercontrole

• Controleren van uitgaande facturen
• Opstellen en versturen van facturen naar klanten
• Opmaken en verwerken van inkomende charterfacturen op basis van self-bills
• Opstellen en verwerken van inkomende en uitgaande creditnota's
• Controleren van inkomende facturen op correctheid
• Goedkeuren van algemene kostenfacturen
• Controleren en goedkeuren van facturen gelinkt aan fleet

Administratief dossierbeheer & masterdata

• Aanvragen van klantcodes in AS400 en aanmaken in Qargo
• Aanmaken van leveranciers- en chartercodes in AS400 en Qargo
• Beheren en toevoegen van rate plans aan leveranciers en voertuigen
• Opladen en beheren van alle vereiste documenten in Qargo (contracten, verzekeringen, vergunningen, …)
• Ingeven en opvolgen van vervaldatums in Qargo

Terugbetalingen & subsidies

• Terugvorderen van accijnzen
• Aanvragen van financiële tegemoetkoming opleidingen

Post, boetes & communicatiekanalen

• Beheer van de e-box (verkeersboetes, wegenbelasting, overheidsdocumenten)
• Ontvangen en verwerken van fysieke post

Loonadministratie

• Verwerking van de lonen van de eigen chauffeurs

• Je werkt nauwkeurig, stipt en gestructureerd, ook wanneer het druk is
• Je bent stressbestendig en klantvriendelijk en houdt overzicht in meerdere dossiers tegelijk
• Je werkt graag in teamverband als een betrouwbare en onmisbare schakel, maar kan je taken ook zelfstandig en verantwoordelijk uitvoeren
• Je communiceert duidelijk en durft inhoudelijk mee te denken, vragen te stellen en verbeteringen voor te stellen waar dat zinvol is
• Je voelt je comfortabel in een praktische, directe werkomgeving waar samenwerking en gezond verstand centraal staan
• Je spreekt vlot Nederlands en Engels; kennis van Frans en/of Duits is een pluspunt
• Ervaring in de transport- of logistieke sector is een meerwaarde, maar geen vereiste