Dossierbeheerder burgerlijke stand

Ganshoren is een overwegend residentiële gemeente in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar het goed wonen en werken is.

De gemeente heeft dus dagelijks een impact op de inwoners die op haar grondgebied wonen en wel op twee manieren: hetzij als "tussenpersoon" voor de beslissingen die op andere bevoegdheidsniveaus worden genomen (de gemeenschappen en de gewesten, de federale Staat); hetzij als 'autonoom plaatselijk bestuur' dat de democratische rechten en plichten van zijn inwoners waarborgt.

Bij ons werken betekent:

• deel uitmaken van een administratie op mensenmaat die met ongeveer 220 medewerkers representatief voor de diversiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is
• samenwerken met professionals en vaklui om de doelstellingen te bereiken die zijn bepaald in het kader van de opdrachten van de gemeente
• de waarden van integriteit en deontologie delen

MISSIES

De dienst Burgerlijke Stand registreert de belangrijke gebeurtenissen in het leven (geboorten, huwelijken, overlijdens). Hij levert officiële akten af en actualiseert het bevolkingsregister. Zijn opdrachten waarborgen de identiteit en de afstamming van de burgers.

Door de beslissingen van het College en de gemeenteraad uit te voeren, bent u verantwoordelijk voor de resultaten van uw dienst. U coördineert hem en zorgt voor de opvolging van de activiteiten met inachtneming van de wetgeving. U leidt uw team zodat er goede relaties zouden ontstaan. U hecht belang aan kwaliteit en aan de tevredenheid van het publiek.

HIËRARCHISCHE POSITIE (zie organigram)

TAKEN

• Aan het loket, per e-mail of telefonisch burgers onthalen en informeren over de te volgen stappen en formaliteiten binnen de verschillende materies;
• Afleveren van uittreksels en afschriften van diverse akten van de burgerlijke stand;
• Instaan voor de administratieve behandeling van dossiers inzake de verschillende materies:
• Aangifte van verkrijging/toekenning van de Belgische nationaliteit;
• Aangifte van huwelijk en wettelijke samenwoning;
• Aangifte van pre- en postnatale erkenning;
• Aangifte van wijziging van gender en/of naam/voornaam;
• Aangifte van overlijden in samenwerking met de verschillende begrafenisondernemingen:
  • Opstellen van de overlijdensakte en andere documenten met betrekking tot het overlijden;
  • Beheer van de agenda van de begraafplaats voor de organisatie van begrafenissen;
  • Beheer van concessies
• Overschrijving van buitenlandse akten
• Deelname en organisatie van huwelijks- en jubileumceremonies (soms op zaterdag)
• Elke andere taak die nuttig is voor de continuïteit van de dienst

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• Diploma HSO of gelijkwaardig
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in zowel Frans als Nederlands (contact met het publiek, opstellen van verslagen, nota's, enz.)
• In het bezit zijn van het (ex-Selor) artikel 9§2 (elementair niveau) voor de tweede taal (Frans of Nederlands) of bereid zijn dit te behalen
• Goede kennis van de basiskantoorsoftware (Word, Excel, Outlook) en bedrijfssoftware
• Administratieve procedures kunnen toepassen is een pluspunt

GEDRAGSCOMPETENTIES

• Handelen met integriteit en professionalisme
• Samenwerken
• Resultaatgericht werken
• Analyseren
• Het werk structureren

VARIA

Avonddienst op donderdag (tot 19u) en zaterdagwerk.

CONTRACTUELE VOORWAARDEN

• Voltijds arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (37u30 per week)
• Glijdende uurrooster
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau C1 van het Sociaal Handvest (maandelijks 2.567,03 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden met de volledige anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet
• Tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, fiets- en voetgangerspremie
• MIVB-abonnement
• Voorkeurstarief voor de hospitalisatieverzekering
• 2de pensioenpijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met
• Mogelijkheid om 2 dagen per week telewerken na een inwerkperiode
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 2 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten georganiseerd door de gemeente
• Maaltijdcheque van 5,50 € per dag (1,09 € ten laste van de werknemer)

WENST U TE SOLLICITEREN?

Stuur uw kandidatuur bestaande uit:

• CV (zonder foto)
• Motivatiebrief
• Kopij van uw diploma (HSO) of vergelijkbaar
• Indien van toepassing, een kopie van het taalattest art 9§2

uiterlijk tegen 28 november 2025.

De administratie zal ten vroegste op 1 december 2025 contact opnemen met de geselecteerde kandidaten teneinde de verdere selectieprocedure te plannen. Deze omvat een specifieke schriftelijke test voor de functie en een gesprek met een selectiepanel.

/\ Kandidaturen die na de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn, zullen niet in aanmerking komen voor deze selectie /\

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.