Coördinator van het medisch secretariaat van de dien...

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan patiënten én voor de 1.800 collega's van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuis voelt.

Site : Kruidtuin en Middaglijn
Type van contract : Contract van onbepaalde duur
Arbeidstijd : Voltijds

Als Coördinator van het secretariaat Radiologie superviseert u een dynamisch team van 15 voltijdsequivalenten verspreid over 2 sites (Botaniek en Middaglijn). U zorgt voor een professioneel onthaal van onze patiënten en voor een efficiënte administratieve opvolging van de dossiers, in nauwe samenwerking met de verschillende ziekenhuisdiensten.

Leiding en organisatie

• U superviseert het team om een optimale werking van het secretariaat te garanderen en ondersteunt de medewerkers in hun dagelijkse taken.

• U plant de werkroosters volgens de noden van de dienst om de continuïteit te verzekeren en beheert de patiëntenstroom.

• U beheert administratieve taken met betrekking tot de organisatie van het team (uurroosters, verlof, vervangingen, …).

• U verdeelt de taken, zorgt voor een goede interne communicatie en houdt de procedures up-to-date.

• U leidt en begeleidt nieuwe medewerkers of stagiairs.

• U actualiseert en beheert de digitale agendaparameters van de artsen.

Onthaal en administratief beheer van de patiënt

• U ontvangt en begeleidt patiënten en helpt hen zich voor te bereiden op hun echografie.

• U beheert afspraken, inschrijvingen en administratieve dossiers via de informaticatools (WISH, Cliniweb, Medes, …).

• U volgt de dossiers op (verzekeringen, mutualiteiten, Fedasil, enz.) en waakt over de juistheid van de gegevens.

Facturatie en financieel beheer

• U registreert betalingen, zorgt voor de facturatie van de prestaties en volgt de contacten met de mutualiteiten op.

• U houdt het kasboek bij en garandeert de naleving van de financiële procedures.

Administratieve ondersteuning en communicatie

• U neemt actief deel aan dienstprojecten en aan de continue verbetering van de processen.

• U behandelt inkomende en uitgaande post, het opstellen en doorsturen van medische verslagen.

• U bestelt en beheert het secretariaatsmateriaal.

• U beschikt over een diploma hoger onderwijs (medisch secretariaat of directiesecretariaat) of over gelijkwaardige beroepservaring.

• U hebt bij voorkeur een eerste ervaring in teamcoördinatie.

• U hebt een goed oordeelsvermogen en handelt op een rechtvaardige, evenwichtige en menselijke manier.

• U beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en werkt nauwkeurig en autonoom.

• U hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en drukt zich professioneel uit.

• U kunt prioriteiten stellen en stressvolle situaties beheren, met behoud van een empathische en correcte houding.

• U bent dynamisch, vriendelijk en empathisch.

• U hebt een goede kennis van bureautica en ziekenhuissoftware.

• U bent tweetalig (FR/NL), bij voorkeur ook drie­talig (EN).