Customer Operations Officer

COPAINS, c'est une entreprise qui croit en la vraie bouffe et en de vraies relations. On fait du pain et de la pâtisserie artisanale à échelle industrielle. Pas de poudre magique, pas de bla-bla – juste des produits bons, durables et 100 % belges.

Pour que tout cela fonctionne au quotidien, il faut une organisation bien rodée. C'est là que le Customer Care entre en scène.

Ta mission

Tu rejoindras une équipe essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise. Tu seras à la fois le relais des commandes vers la production, et le point d'appui administratif pour les demandes internes et les échanges avec les clients.

Tes responsabilités principales :

• Encodage des commandes clients dans notre ERP, avec rigueur et dans les temps.
• Partage quotidien des documents de production avec les équipes boulangères et pâtissières.
• Traitement des demandes internes et externes : création de clients/articles, reporting, ajustements administratifs, questions des clients.
• Support à la facturation : création de factures, notes de crédit, gestion des litiges.
• Contrôle et qualité des données clients, produits et commandes.
• Participation à l'implémentation des futurs outils (ERP, reporting, logistique…).
• Application et amélioration continue des procédures.

• Tu es rigoureux(se), fiable et structuré(e) avec une expérience en support administratif ou service client, dans un environnement structuré.
• Tu as une bonne maîtrise des outils numériques (ERP, Outlook, Google Workspace) et tu es très à l'aise avec Excel : formules avancées, tableaux croisés dynamiques (Pivot Tables), recherche verticale (VLOOKUP), filtres, mises en forme conditionnelles…
• Tu aimes les process : tu cherches à les comprendre, à les documenter, à les respecter… mais aussi à les remettre en question et à les améliorer avec bon sens.
• Tu as le réflexe de creuser : dès que tu vois ou suspectes un problème, tu analyses, tu remontes à la source, tu en parles avec l'équipe et tu proposes une solution.
• Tu imagines l'impact de tes actions sur les autres (production, logistique, clients) : tu travailles avec soin et vision d'ensemble.
• Tu es autonome, tout en aimant travailler en lien avec tes collègues.
• Tu es disponible principalement en semaine, mais aussi pour environ 10 week-ends par an (toujours planifiés).
• Bonus : une expérience dans la production alimentaire ou la logistique est un vrai plus.

Horaire : 7h à 15h, principalement en semaine, avec ~10 week-ends par an

Ce qu'on t'offre

• Un poste stable, au cœur d'une entreprise en croissance.
• Un rôle polyvalent, concret et utile, à la croisée de plusieurs départements.
• Une équipe soudée, bienveillante et exigeante.
• Des process documentés, une montée en compétence accompagnée, et de la liberté une fois que tu es à l'aise.
• L'opportunité de contribuer à un projet porteur de sens.
• Des produits locaux, bons, justes – dont tu seras fier·e.

Notre processus de recrutement

Nous cherchons à recruter une personne rigoureuse, motivée, avec qui nous aurons plaisir à travailler. Voici les étapes prévues :

• Premier échange (15 minutes – par téléphone)
  Un appel rapide pour valider quelques points clés : disponibilité, compatibilité horaire (incluant les week-ends), compréhension générale du poste et de notre univers.
• Entretiens avec le responsable RH puis avec le Customer Care Manager (2 x 45 minutes – en présentiel)
  Rencontre avec Laurent (RH) puis Arnaud, ton futur manager. On y parle de ton parcours, de tes expériences passées, de ta façon de travailler… et on prend le temps de répondre à tes questions.
  Une courte mise en situation Excel (15 minutes) est aussi prévue pour évaluer ton aisance avec les outils.
• Tests en ligne (test de personnalité et tests psycho-techniques) – environ 1h30 à distance)
• Mise en situation et rencontre avec l'un de nos co-CEO (1h30 minutes)

• Pour valider les compétences clé, une mise en situation d'1h (45' préparation, 15' présentation) sera prévue .
• Pour valider l'alignement humain et la vision. Chez COPAINS, on recrute d'abord des gens avec qui on a envie de construire.

• Décision et proposition d'embauche
  Si tout colle des deux côtés, on te fait une proposition rapidement.