Admin/Backoffice Customer Service

Als Admin/Backoffice Customer Service vorm je de administratieve ruggengraat van de Customer Service. Je bent verantwoordelijk voor de administratie, het verwerken en opvolgen van facturatie en fungeert – na het vervallen van de container helpdesk – als backoffice aanspreekpunt voor vragen en administratieve issues van verschillende spelers.

Bij Euroports zorgen we ervoor dat de wereld letterlijk blijft draaien. We zijn een van de grootste maritieme logistieke bedrijven ter wereld en verwerken jaarlijks meer dan 65 miljoen ton aan essentiële goederen. Van de granen in je brood tot het metaal in je bestek—als het deel uitmaakt van je leven, is de kans groot dat wij hebben geholpen om het daar te krijgen. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Antwerpen en we zijn actief in 9 landen. Ons team van 2.700 medewerkers zorgt ervoor dat de wereldwijde handel soepel blijft verlopen. En nu willen we dat jij deel uitmaakt van dat verhaal.

Jouw verantwoordelijkheden: 

Als Admin/Backoffice Customer Service ondersteun je de Customer Service administratief op verschillende vlakken waaronder facturatie en fungeer je als backoffice aanspreekpunt voor vragen. Jij zorgt ervoor dat alles vlot verloopt.

Je hoofdtaken zijn: 

• Het uitvoeren van administratieve taken, waaronder o.a.
  • Bijhouden van klantengegevens
  • Archiveren van documenten en ondersteuning bieden bij de voorbereiding van rapportages en presentaties
  • Instaan voor het controleren van formulieren
  • Invoeren van administratieve gegevens en controleren of deze correct zijn ingevoerd
  • Uitboeken geladen orders in bedrijfseigen besturingssystemen
  • Genereren van periodieke rapporten m.b.t. klantenservice-activiteiten en prestaties
  • Verwerken van klantenbestellingen nauwkeurig en efficiënt in het systeem
  • Opvolgen van order statussen
  • Uitsturen van de post via On-time
     
• Instaan voor het opmaken, boeken en afhandelen van inkomende en uitgaande facturen, waaronder o.a.
  • Doorsturen en opstellen van de uitgaande facturen 
  • Invoeren in systeem van alle gegevens op correcte wijze
  • Opmaken van de selfbill
  • Controleren van de uitgaande facturen
  • Correct interpreteren van tarieftabellen 
     
• Instaan voor het verwerken van materiaalbonnen en losopdrachten
  • Paklijsten van klant omzetten binnen de bedrijfseigen expeditie pakketten en dan de opdracht doorsturen naar de operationele diensten
     
• Verantwoordelijk voor het bijhouden van voorraadniveaus en melden bij relevante afdelingen bij tekorten
  • Nakijken van de orders in bedrijfseigen systeem of deze correct staan ingeboekt
  • Nakijken of de orders correct zijn uitgeboekt en deze uitboeken indien nodig
     
• Verantwoordelijk en aanspreekpunt voor bepaalde klanten op een reactieve manier d.w.z. beantwoordt vragen en lost problemen op als deze zich voordoen t.w.
  • EDI's opvolgen, controleren en nakijken 
  • DGD's opvolgen, inzetten en nakijken 
  • Boekingen aanmaken en updaten, opvolging e-mails m.b.t. boekingen 
  • Aanmaken dagpassen trucks met containers
  • Opvolgen telefoons m.b.t. issues wachttijden
  • Truck statistieken aanvullen
  • Gate bijstaan bij vragen en beslissingen
  • Opvolgen van issues met systemen en indien nodig escaleren

Wat bieden wij jou? 

• Een afwisselende functie binnen een fijn team 
• Een dynamische werkomgeving met flexibele werktijden 
• Flexibele werktijden in dagrooster 
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen binnen een internationale context. 
• Een mooi salarispakket met extra legale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering) 
• 30 verlofdagen per jaar 
• De kans om te werken in een internationale werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. 
• Leuke collega's waar je op kan rekenen 

Belangrijke informatie 

Aangezien Euroports actief is in de maritieme logistieke sector, is het verplicht om een veiligheidsverificatie te doorlopen voordat je in deze rol kunt starten. Mocht je nog meer informatie willen over bovenstaande, dan lichten we deze graag verder toe in een persoonlijk gesprek. 

Klinkt dit als jouw volgende stap?

Ben je enthousiast? Solliciteer vandaag nog en vind jouw plek bij Euroports.
Wees jezelf. Maak deel uit van iets groots.