Persoonlijk assistent van de directeur

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Ben jij een echt organisatietalent? Vind je het leuk om te schakelen tussen uiteenlopende administratieve taken? Dan is deze job iets voor jou! Draag binnen een toonaangevende organisatie met een warme sfeer je steentje bij om de Belgische bedrijfswereld vooruit te helpen bij nieuwe maatschappelijke uitdagingen. Voor zijn directeur-generaal is het VBO op zoek naar een personal assistant.

Je takenpakket

• Je biedt administratieve ondersteuning aan het Executive Committee (gedelegeerd bestuurder, directeur-generaal en Chief Operating Officer): beheer van agenda’s en mailboxen, archivering en digitalisering van documenten, telefoongesprekken.
• Je ondersteunt in het bijzonder de directeur-generaal – tevens de Executive Manager van ons competentiecentrum Werk & Sociale zekerheid – door de activiteiten binnen het competentiecentrum optimaal te coördineren.
• Je zorgt mee voor de opvolging van beslissingen en het naleven van deadlines.
• Je onderhoudt uitstekende contacten met collega’s en externe contactpersonen.
• Je werkt mee aan het opstellen, nalezen en vormgeven van teksten en presentaties.
• Je helpt bij het voorbereiden van dossiers, opvolgen van publicaties en verspreiden van documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen van de commissie Sociale aangelegenheden van het VBO en zorgt voor een vlotte administratieve en logistieke voorbereiding en opvolging.

Jouw profiel

• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, met bijzondere aandacht voor administratie, communicatie, management support of juridisch opzoekwerk.
• Je begrijpt en spreekt goed Nederlands of Frans en je hebt een goede kennis van de andere taal. Het VBO biedt taalcursussen aan om je talenkennis bij te schaven.
• Je kunt goed overweg met MS Office en idealiter ook met Sharepoint en je leert snel werken met nieuwe informaticatools. Je hebt ervaring met AI-tools of bent bereid je erin te verdiepen.
• Je bent leergierig, efficiënt, gestructureerd en in staat om in je veelzijdige takenpakket de prioriteiten te onderscheiden.
• Je communiceert professioneel en met de nodige discretie, en werkt zowel goed zelfstandig als in teamverband.
• Je hebt een positieve, proactieve en oplossingsgerichte mentaliteit.

Het VBO staat sterk door de kwaliteiten van elke medewerker. De kracht van onze organisatie is de diversiteit van onze teams.

Ons aanbod

• De kans om deel uit te maken van een toonaangevende organisatie, die opleidingsmogelijkheden en ruimte voor zelfontplooiing biedt.
• Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur met langetermijnperspectief en een mooi pakket aan extralegale voordelen.
• Een job met voldoening waarbij geen enkele dag dezelfde is.
• Een warme, gezellige sfeer binnen een professioneel en betrokken team.
• Een uitstekende ligging in het centrum van Brussel, op wandelafstand van het Centraal Station.

Heb je interesse in deze job? Stuur dan je cv en motivatiebrief naar Patricia Carette (HR) via recruitment@vbo-feb.be of naar Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel (02/515 09 88).

In onze sollicitatieprocedure willen we iedereen gelijke kansen geven. Geef gerust aan welke praktische of andere aanpassingen je nodig hebt om comfortabel te kunnen deelnemen.

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Vous êtes un·e as de l’organisation ? Vous aimez jongler avec différentes tâches administratives ? Ce poste est fait pour vous ! Au sein d’une organisation reconnue et dotée d’une ambiance chaleureuse, venez contribuer à faire avancer le monde belge des entreprises dans les nouveaux défis sociétaux. Pour son directeur général, la FEB cherche un·e personal assistant.

Vos tâches

• Vous fournirez un soutien administratif au Comité exécutif (administrateur délégué, directeur général et Chief Operating Officer) : gestion des agendas et des boîtes mail, archivage et numérisation de documents, appels téléphoniques.
• Vous soutiendrez en particulier le directeur général — également Executive Manager de notre centre de compétence Emploi & Sécurité sociale — en coordonnant de manière optimale les activités au sein du centre de compétence.
• Vous veillerez au suivi des décisions et au respect des échéances.
• Vous entretiendrez d’excellents contacts avec les collègues et les personnes de contact externes.
• Vous participerez à l’élaboration, la relecture et la mise en forme de textes et de présentations.
• Vous contribuerez à la préparation des dossiers, au suivi des publications et à la distribution des documents.
• Vous serez responsable de l’organisation des réunions de la Commission des questions sociales de la FEB et veillerez à une préparation et un suivi administratifs et logistiques fluides.

Votre profil

• Vous avez au moins 5 ans d’expérience pertinente dans une fonction similaire, en particulier en matière d’administration, de communication, de support managérial ou de recherche juridique.
• Vous maîtrisez le néerlandais ou le français et avez une bonne connaissance de l’autre langue. La FEB propose des cours de langue pour affiner vos connaissances linguistiques.
• Vous avez une bonne maîtrise de MS Office et idéalement de SharePoint, et êtes à l’aise avec l’utilisation de nouveaux outils informatiques. Vous avez de l’expérience avec les outils d’intelligence artificielle ou vous êtes disposé·e à vous y initier.
• Vous êtes avide d’apprendre, efficace, organisé·e et capable de fixer des priorités parmi vos diverses tâches.
• Vous communiquez de manière professionnelle et avec la discrétion requise, et fonctionnez efficacement tant en autonomie qu’en équipe.
• Vous avez une mentalité positive, proactive, orientée solutions.

La force de la FEB réside dans les qualités de chacun·e de ses collaborateur·rices. C’est la diversité de nos équipes qui fait la force de notre organisation.

Notre offre

• L’opportunité de faire partie d’une organisation de premier plan offrant des possibilités de formation et de développement personnel.
• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée, avec des perspectives à long terme et un ensemble d’avantages extralégaux attractif.
• Un emploi qui vous apporte de la satisfaction et où aucun jour ne se ressemble.
• Une atmosphère chaleureuse et conviviale au sein d’une équipe professionnelle et impliquée.
• Une situation idéale au centre de Bruxelles, à deux pas de la Gare centrale.

Le poste vous intéresse ? Envoyez votre CV et lettre de motivation à Patricia Carette (RH) via recruitment@vbo-feb.be ou rue Ravenstein 4 à 1000 Bruxelles (02/515 09 88).

Dans notre processus de recrutement, nous souhaitons donner à tous des chances égales. N’hésitez pas à indiquer les ajustements pratiques ou autres dont vous avez besoin pour pouvoir participer confortablement.