Zakelijk medewerk.ster

NL / VACATURE -  Zakelijk & HR Coördinator 

GLUON is een platform voor projecten op het kruispunt van kunst, wetenschappen en maatschappij in Brussel. Onze hoofdmissie is het betrekken van kunstenaars en onderzoekers in de noodzakelijke systeemverandering die onze tijd nodig heeft. In onze residenties werken kunstenaars en onderzoekers samen aan projecten die de grote uitdagingen van onze tijd verbeelden en bespreekbaar maken.

We zijn op zoek naar een Zakelijk & HR Coördinator die op halftijdse basis (ongeveer 20u/week)het team versterkt. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de financiële opvolging én het personeelsbeleid van de organisatie. Je werkt nauw samen met de directie en de coördinatoren voor de artistieke en educatieve werking van Gluon. Je combineert zakelijk inzicht met mensenkennis en draagt bij aan een heldere en warme organisatiecultuur.

Jouw verantwoordelijkheden

📊 Financiën & administratie

• Beheer van de dagelijkse boekhouding (facturatie, onkostennota’s, betalingen).
• Opvolging van projectbudgetten en ondersteuning bij subsidiedossiers (voorbereiding en afrekening).
• Voorbereiden van kwartaal- en jaarafsluitingen i.s.m. de externe accountant.
• Bijhouden van cashflow en financiële rapportering aan het team.
• Optimaliseren van financiële processen en tools.

👥 Personeelsbeleid (HR)

• Beheer van de personeelsadministratie: contracten, prestaties, vakantiedagen, onkosten, verzekeringen.
• Opvolging van loonkostramingen, contact met sociaal secretariaat.
• Aanspreekpunt voor medewerkers bij HR-gerelateerde vragen.
• Meewerken aan de verdere ontwikkeling van een warm, inclusief en transparant personeelsbeleid.

• Je hebt ervaring in boekhouding én HR-administratie, bij voorkeur binnen de cultuur- of non-profitsector.
• Je bent vertrouwd met vzw-structuren en relevante wetgeving (arbeids- en sociaal recht).
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd.
• Je kan vlot communiceren met zowel het team als externe partners.
• Je spreekt Nederlands en hebt een goede kennis van Frans of Engels.
• Je hebt ervaring met boekhoudprogramma’s of bent bereid je hierin in te werken.
• Je bent beschikbaar voor gemiddeld 20 uur per week (flexibel in te plannen).

• Een freelance opdracht of halftijdse aanstelling met ruimte voor autonomie en initiatief.
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot deels thuiswerken.
• Een marktconforme vergoeding, afhankelijk van ervaring en profiel.
• Een boeiende en maatschappelijk geëngageerde werkomgeving in het hart van Brussel.
• Een nauwe samenwerking met een interdisciplinair team in een groeiende organisatie.

Stuur je cv en korte motivatie (max 1 pagina) voor 24 Oktober 2025 naar Christophe De Jaeger, directeur Gluon,  via christophe@gluon.be, met als onderwerp " Zakelijk & HR Coördinator".

EN / VACANCY - Business & HR Coordinator

GLUON is a platform for projects at the intersection of art, science, and society in Brussels. Our core mission is to involve artists and researchers in the necessary systemic change our time requires. In our residencies, artists and researchers work together on projects that visualize and stimulate reflection around the major challenges of our era.

We are looking for a Business & HR Coordinator to join our team on a part-time basis (approximately 20h/week). In this role, you will be responsible for the financial follow-up and the HR policy of the organization. You will work closely with the coordinators of Gluon’s artistic and educational activities. You combine financial insight with people skills and contribute to a clear and warm organizational culture.

📊 Finance & Administration

• Manage daily accounting (invoicing, expense notes, payments).
• Monitor project budgets and support with grant applications (preparation and reporting).
• Prepare quarterly and annual closings in collaboration with the external accountant.
• Monitor cash flow and provide financial reporting to the team.
• Optimize financial processes and tools.

👥 Human Resources (HR)

• Manage HR administration: contracts, working hours, holidays, expenses, insurances.
• Monitor salary cost estimates, liaise with the social secretariat.
• Act as a point of contact for staff regarding HR-related questions.
• Contribute to the further development of a warm, inclusive, and transparent HR policy.

• Experience in both accounting and HR administration, preferably in the cultural or non-profit sector.
• Familiar with non-profit structures and relevant legislation (labour and social law).
• Accurate, independent, and structured working style.
• Strong communication skills with both the team and external partners.
• Proficiency in Dutch is a must and good knowledge of French and English is desired.
• Experience with accounting software, or willing to learn.
• Available for an average of 20 hours per week (flexible scheduling).

• A freelance assignment or part-time appointment with room for autonomy and initiative.
• Flexible working hours and the possibility to work partly from home.
• A market-based remuneration depending on experience and profile.
• An inspiring and socially engaged working environment in the heart of Brussels.
• Close collaboration with an interdisciplinary team in a growing organization.

Send your cv and a motivation cover letter (max. 1 page) before October 24, 2025, to Christophe De Jaeger, Director of Gluon, via christophe@gluon.be, with the subject line “Business & HR Coordinator.”