Spin-in-’t-web - Office & Admin

Office & Admin Spin-in-’t-web

Heb je goesting om het kloppend hart van een jonge scale-up mee te doen bonzen? Hou je van structuur brengen, mensen ontzorgen en sfeer maken?

Then keep on reading — you’re gonna love this. ✨

HelioVision bouwt en installeert maatwerk Machine-Vision oplossingen voor grote bedrijven in Europa. We vertalen cutting-edge tech naar robuuste, gebruiksvriendelijke systemen — en dat lukt alleen met een strak georganiseerd kantoor en blije collega’s. Daar kom jij in beeld. 😎

Als Office & Admin Manager ben jij onze centrale spil: je zorgt dat alles vlot loopt, van cijfers tot koffie, van bureaus tot teambuildings. Concreet ga je onderstaande zaken doen:

• Afpunten van facturen en de opvolging met boekhouding verzorgen.
• Kosten loggen op projecten en zorgen dat alles netjes toegewezen en gerapporteerd is.
• Bestellen van nodige spullen voor het kantoor (kantoorbenodigdheden, snacks, IT-gear, …) en voorraad beheren.
• De bureaus beheren: deskplanning, facilitaire afspraken, meetingrooms en “alles werkt”-vibes.
• Teambuildings en (team)weekends organiseren: idee → planning → booking → fun! 🎉
• Telefoneren naar leveranciers voor offertes, leveringen en afspraken — met een glimlach in je stem.
• Daarnaast: agendaplanning, on- & offboarding, ontvangst van bezoekers, kleine HR/administratieve taken… waar jij energie van krijgt.

• Je bent gestructureerd, hands-on en houdt van to-do’s afvinken.
• Basiskennis boekhouding/factuurflow en projectadministratie.
• Vlot met Excel/Google Sheets; ervaring met een boekhoud- of projectsysteem is mooi meegenomen.
• Talen: NL vlot, EN goed; FR is een plus.
• Je straalt service uit: collega’s en leveranciers werken graag met jou samen.

• Echte impact in een ambitieuze scale-up met korte lijnen en veel autonomie.
• No-nonsense cultuur: eerlijk, direct, geen politics.
• Competitief pakket (o.a. maaltijdcheques, verzekeringen; bedrijfswagen mogelijk afhankelijk van ervaring).
• Leren & groeien op jouw tempo.
• Leuke teambuildings (die jij mee vormgeeft 😉).

• Contract: deeltijds, minimaal 2,5, maar voorkeur voor 3 of 4 dagen per week.
• Start: zo snel mogelijk.
• Locatie: kantoor (details bespreken we samen).

Krijg je hier goesting van? Top!

Mail je CV (en een paar zinnen over wat jou blij maakt in office management) naar emile@heliovision.be

We kijken ernaar uit je te leren kennen! 🚀