Office Manager

Office Manager – Vast contract

📍 Willebroek – België

Voor rekening van een van onze klanten, een internationale onderneming in volle ontwikkeling gevestigd in Willebroek, rekruteren wij een Office Manager in vast dienstverband ter ondersteuning van de directie en om de interne organisatie te stroomlijnen.

Deze functie is in de eerste plaats transversaal, organisatorisch en operationeel. Ze richt zich tot een gestructureerd profiel dat zich comfortabel voelt met digitale tools en nieuwe technologieën, en dat sterk is in coördinatie en ondersteuning over meerdere afdelingen heen.

Hoofdtaken

Ondersteuning van de directie & interne organisatie

• Rechtstreekse administratieve ondersteuning van de directie

• Beheer van het secretariaat: inkomende oproepen, post, e-mails

• Opmaken en structureren van rapporten en presentaties

• Organisatie van interne en externe professionele vergaderingen en evenementen

Office management & beheer van algemene kosten

• Beheer van office support en algemene kosten

• Bestellen van kantoorbenodigdheden

• Coördinatie van dienstverleners (schoonmaak, catering, enz.)

• Instaan voor de goede staat en organisatie van de kantoren

Logistiek & Marketing

• Organisatie van nationale en internationale verplaatsingen

• Administratieve ondersteuning van de logistieke dienst (ondersteuning bij douaneaangiften en bij het beheer van veiligheidsdocumenten)

• Overmaken van elementen en coördinatie met marketing- en communicatiepartners in samenwerking met het commercieel team

Boekhouding & Finance (support)

• Verzamelen van boekhoudkundige documenten voor de externe dienstverlener

• Beheer van onkostennota’s (controle en betaling)

• Opvolgen van klantbetalingen met het oog op het organiseren van het invorderingstraject (herinneringen per e-mail)

HR & onboarding

• Organisatie van de onboarding van nieuwe medewerkers

• Aanspreekpunt voor HR-dienstverleners (payroll, rekrutering)

De takenlijst is niet exhaustief en kan in de loop der tijd evolueren in functie van de ondernemingsbehoeften en van uw competenties.

Profiel gezocht

• Aantoonbare ervaring in office management / office support

• Polyvalent, georganiseerd profiel met een sterk ontwikkeld gevoel voor service

• Zich comfortabel voelend in een veranderende en transversale werkomgeving

• Uitstekende schriftelijke communicatievaardigheden

• Goede beheersing van het MS Office-pakket

• Sterke digitale vaardigheden

• Tweetalig Nederlands / Engels

• Kennis van het Frans is een plus

• Kennis van Canva, Exact Online of Zoho is een plus

Aangeboden voorwaarden

• Vast contract

• Bruto maandsalaris: €3.500 tot €4.200, afhankelijk van profiel en ervaring

• Maaltijdcheques: €8 per dag

• Hospitalisatieverzekering

• 50 % tussenkomst in de vervoerskosten

• 1 dag telewerk per week

• Maandelijkse nettovergoeding voor home office

• Evolutieve functie binnen een onderneming in transformatie