Office Assistant

Orelia biedt met zijn woonzorgcentra en groepen van assistentiewoningen een warme, zonnige thuishaven voor zorgbehoevende ouderen. We doen er alles aan om onze medewerkers een fijne werkomgeving te bieden. We werken op een respectvolle en zorgzame manier en geven vertrouwen. De waarden van Orelia, zorgzaamheid, respect, vertrouwen, innovatie en duurzaamheid, vormen het DNA van onze organisatie. Ze verduidelijken 'wie we zijn' en 'waar we voor staan'. Het is wat ons typeert en verbindt.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

• Je bent een administratieve duizendpoot en speelt een essentiële rol in de ondersteuning van verschillende teams binnen ons hoofdkantoor.
• Je beheert uiteenlopende administratieve taken binnen de afdelingen Finance/Procurement, Bouw, Facility, ICT en Preventie. Je werkt hiervoor nauw samen met leveranciers en externe partners.
• Je bent het aanspreekpunt voor bezoekers en collega's. Je staat mee in voor het onthaal: telefonie, versturen van post, agendabeheer, ontvangst bezoekers, klaarzetten vergaderzalen en andere algemene administratie. Hoewel het onthaal slechts een klein onderdeel van jouw takenpakket is, weet je hen vriendelijk en professioneel te verwelkomen. Kan je dit ook in het Frans en het Engels, dan is dit mooi meegenomen!
• Je rapporteert aan de Manager Bouw & Facility en de Management Assistent en draagt bij aan een efficiënte werking van ons kantoor.

We vertrouwen je graag volgende taken toe:

• Je beheert de raamcontracten van onze leveranciers en volgt alle wijzigingen hierin op.
• Je maakt contracten op voor bouwprojecten en voert online updates uit van lopende werfcontracten.
• Je staat in voor de controle van de leveranciersfacturen en maakt kwartaal- en maandrapporteringen op.
• Je vraagt energiesubsidies en groene stroomcertificaten aan en verzorgt de digitale input van de meterstanden.
• Je organiseert de brandopleidingen en evacuatieoefeningen en volgt de veiligheidsregisters op.

Wat verwachten we van jou?

• Je kan jezelf goed uitdrukken in Nederlands en hebt een goede basis Frans en Engels .
• Je hebt een eerste werkervaring achter de rug in een administratie en/of onthaalfunctie.
• Je hebt een goede kennis van MS Office.

Wie ben jij?

• Je werkt zelfstandig en neemt van nature uit gemakkelijk initiatief.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden waarbij je service-minded en oplossingsgericht werken vooropstelt.
• Je hebt een grote flexibele ingesteldheid en houdt van variatie. Je vindt het fijn om taken op te nemen ter ondersteuning van collega's en/of bezoekers.
• Je bent organisatorisch sterk en stressbestendig.

• Een gevarieerde functie bij een organisatie in volle groei, die je expertise naar waarde schat en je de mogelijkheid biedt deze verder te ontwikkelen.
• Een voltijdse of 4/5 tewerkstelling , met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, 13de maand, …).
• Een mooie werkplek in ons hoofdkantoor te Wommelgem .