Student Officer

À propos de nous

L'Université du Luxembourg est une université de recherche internationale, caractérisée par son multilinguisme et son interdisciplinarité.

Le Service des Études et de la Vie Étudiante (SEVE) est le point de référence pour toutes les informations essentielles au parcours universitaire. Il accompagne les étudiants dans divers aspects de leur vie étudiante, notamment les programmes d'études, le logement, la santé, le bien-être et l'inclusion, l'engagement associatif, ainsi que les activités sportives. Le SEVE informe également sur les stages et opportunités d'emploi.

Nous recherchons un « Student Officer » proactif, motivé, consciencieux, digne de confiance et soucieux du détail pour soutenir l'équipe en place. La nouvelle recrue devra fournir des services hautement responsables et professionnels en s'occupant des activités administratives et organisationnelles.

Votre rôle

Rôle :

Gestion administrative des dossiers étudiants

• Gérer les processus d'inscription des étudiants, de la réception des dossiers jusqu'à leur validation
• Vérifier les diplômes et pièces justificatives transmises par les candidats
• Assurer la traçabilité des dossiers dans la base de données dans le respect des procédures internes et des normes SEVE
• Participer activement à l'amélioration continue de la base de données (ACME) : signalement des anomalies, centralisation des besoins fonctionnels, documentation des évolutions

Analyse, reporting et suivi qualité

• Contribuer à la production de statistiques, d'analyses et de rapports ponctuels (ad hoc)
• Participer à l'évaluation et à l'optimisation continue des procédures administratives du service

Communication et gestion des demandes

• Assurer un rôle de relais d'information entre les étudiants, les facultés et les services internes
• Répondre aux demandes entrantes par téléphone, par courriel ou via le portail étudiant
• Mettre à jour et vérifier les contenus liés à l'admission sur le site web institutionnel
• Accompagner la mise en œuvre de projets liés à l'intelligence artificielle (chatbot, automatisation de réponses, etc.)
• Préparer des supports de présentation (PowerPoint) à des fins d'information ou de formation

Coordination

• Rédiger les comptes rendus de réunions internes ou interservices
• Suivre certains flux financiers liés à l'activité (droits d'inscription, affiliation à la CNS, remboursements…)
• Gérer les plaintes ou les situations conflictuelles en lien avec les parties concernées (étudiants, services, partenaires)
• Veiller à la bonne coordination des tâches avec les facultés et autres services universitaires impliqué.

Votre profil

• Diplôme de Bachelor / Master (École de Commerce)
• Expérience avérée (4 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement dans un contexte universitaire ou multiculturel
• Excellentes compétences en gestion et en organisation, avec la capacité de gérer une certaine pression
• Qualités indispensables : rigueur, esprit d'initiative, d'analyse et capacité à proposer des solutions
• Maîtrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit exigée
• Très bonne connaissance de l'anglais professionnel ; la maîtrise de l'allemand constitue un atout
• Excellente maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint
• Très bonnes compétences en communication, sens du service et posture professionnelle orientée solution
• Esprit d'analyse, rigueur, autonomie et sens du travail en équipe
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter les délais et à faire preuve de discrétion et de diplomatie
• Aisance dans un environnement multilingue et multiculturel, avec une forte capacité d'adaptation

Nous offrons

• Caractère multilingue et international. Institution moderne avec une atmosphère conviviale. Personnel provenant de 90 pays. Membre de l'« Université de la Grande Région » (UniGR)
• Une université moderne et dynamique. Équipements de haute qualité. Liens étroits avec le monde de l'entreprise et le marché du travail luxembourgeois. Un site urbain unique avec une infrastructure d'excellence
• Un partenaire pour la société et l'industrie. Coopération avec les institutions européennes, les entreprises innovantes, le Centre financier ainsi qu'avec de nombreux partenaires non académiques tels que les ministères, les collectivités locales, les associations, les ONG…

Comment postuler

Les candidatures doivent comprendre :

• Un curriculum vitae

• Une lettre de motivation

Il est fortement recommandé de postuler le plus tôt possible, car les candidatures seront traitées au fur et à mesure de leur réception. Veuillez postuler EN LIGNE via le système RH. Les candidatures envoyées par courriel ne seront pas prises en compte.

Toutes les personnes qualifiées sont vivement encouragées à postuler. Conformément à ses valeurs, l'Université du Luxembourg promeut une culture inclusive. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous horizons et nous nous engageons à respecter l'égalité et la dignité de nos collaborateurs et de nos étudiants.

General information:

• Un(e) Student Officer en charge de la gestion des admissions
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
• Heures de travail : Temps plein 40.0 heures par semaine
• Date de début : juin 2025
• Lieu : Belval

• Job Reference: UOL07141

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